Business Letter: Definisi, Manfaat, dan Contoh Penggunaan Surat Bisnis

Surat bisnis, atau sering disebut juga sebagai business letter, adalah salah satu media yang digunakan untuk menjalin hubungan dengan mitra bisnis, pelanggan, dan rekan kerja. Surat bisnis mungkin terkesan kuno, namun media ini memiliki peran yang tak tergantikan dalam komunikasi bisnis yang profesional.

Dalam artikel ini, akan menjelaskan apa itu surat bisnis, bagaimana cara menulisnya, serta contoh dan template dari business letter. Simak selengkapnya disini!

Apa itu Business Letter?

Surat bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang bersifat resmi dan umumnya dikirimkan oleh seorang profesional kepada rekan profesional yang lain.

Dalam banyak kasus, surat bisnis digunakan untuk membahas berbagai peluang kerja sama antara perusahaan-perusahaan, seperti kemitraan strategis, kolaborasi proyek, upaya promosi bersama, atau pun permintaan informasi dan layanan.

Surat bisnis biasanya berbentuk kertas yang dicetak, sering kali membawa kop perusahaan, dan kemudian dikirimkan langsung kepada penerima ke alamat fisiknya.

Keberadaan fisik dalam surat bisnis ini menciptakan nuansa eksklusivitas dan formalitas yang tidak dapat dijumpai dalam komunikasi elektronik atau media digital lainnya.

Sifat fisik surat bisnis juga memberikan kesan yang kuat, menunjukkan bahwa pesan yang terkandung di dalamnya memiliki tingkat kepentingan yang lebih tinggi dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya.

Kapan Business Letter Digunakan?

Surat bisnis digunakan dalam berbagai situasi yang membutuhkan komunikasi resmi dan penting dalam dunia bisnis. Beberapa di antaranya mencakup:

Mengundang ke Acara Jaringan atau Acara Eksklusif

Surat bisnis digunakan ketika perusahaan atau individu ingin mengundang mitra bisnis, pelanggan, atau rekan-rekan industri ke acara khusus, seperti konferensi, pameran dagang, seminar, atau pesta perusahaan. Surat bisnis ini membantu menciptakan kesan profesional dalam menyampaikan informasi tentang acara tersebut.

Mengucapkan Terima Kasih kepada Pewawancara

Setelah menghadiri wawancara kerja atau pertemuan penting lainnya, surat bisnis dapat digunakan untuk mengucapkan terima kasih kepada pewawancara atau pihak lain yang terlibat. Langkah ini sangat umum di dunia bisnis dan dapat memperkuat kesan positif terhadap calon pekerja.

Menindaklanjuti Permintaan Bisnis Sebelumnya

Ketika ada permintaan bisnis sebelumnya, baik dalam bentuk pertanyaan, penawaran, atau proposal, surat bisnis dapat digunakan untuk memberikan respon yang resmi. Surat bisnis juga dapat membantu memperjelas persyaratan, mengkonfirmasi detail, atau memberikan tanggapan terhadap tawaran yang diajukan.

Penawaran Promosi atau Produk Baru

Surat bisnis dapat digunakan untuk menginformasikan pelanggan tentang penawaran promosi, peluncuran produk atau layanan baru, atau pengenalan fitur terbaru.

Di samping menggunakan business letter, Anda juga dapat menggunakan layanan outsourcing untuk mendorong promosi dan pengenalan produk-produk baru Anda.

Outsourcing memungkinkan Anda untuk dapat lebih efektif dalam berbagai aspek bisnis, seperti pemasaran digital, desain grafis, dan manajemen pelanggan, sehingga Anda dapat fokus pada pengembangan produk dan strategi pemasaran yang lebih efisien dalam memperkenalkan produk baru Anda.

Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan disini!

Pemberitahuan Perubahan Kebijakan atau Berita Perusahaan

Surat bisnis juga digunakan untuk memberi tahu semua anggota tim atau karyawan tentang perubahan kebijakan perusahaan, pengangkatan atau promosi penting, atau berita terkait perusahaan lainnya.

Penawaran Pekerjaan

Ketika perusahaan memutuskan untuk mempekerjakan seorang pelamar, surat bisnis digunakan untuk menawarkan posisi tersebut secara resmi. Surat ini berisi detail penting, seperti posisi, gaji, dan tanggal mulai, serta mengikat baik perusahaan maupun calon pekerja untuk mengikuti persyaratan yang disepakati.

Struktur Surat Bisnis

Saat menulis surat bisnis, Anda dapat mengikuti struktur berikut ini untuk membuat surat bisnis yang baik dan efektif.

Pembukaan

Sertakan alamat pengirim, tanggal lengkap (contohnya, 30 Juli 2017), nama penerima, nama perusahaan, dan alamat penerima. Sisipkan satu baris kosong antara alamat Anda, tanggal, dan informasi penerima. Jika Anda sudah menggunakan kop surat yang mencakup alamat Anda, maka tidak perlu menambahkannya lagi.

Salam

Sapa penerima dengan kata “Kepada,” diikuti dengan gelar dan nama belakang mereka, misalnya “Kepada Bapak Widodo” atau “Kepada Ibu Shihab.” Jika Anda tidak tahu jenis kelamin penerima, gunakan nama lengkap mereka, seperti “Kepada Anggi Riana.” Pastikan untuk menambahkan titik dua di akhir salam.

Isi

Pada paragraf pertama, perkenalkan diri Anda dan pokok utama surat Anda. Paragraf-paragraf berikutnya sebaiknya berisi rincian tentang pokok utama Anda, sementara paragraf terakhir sebaiknya merangkum tujuan surat dan memberikan panggilan tindakan, jika diperlukan.

Penutup

Penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami” atau “Dengan Hormat.” Untuk penutup yang lebih personal, pertimbangkan menggunakan “Dengan Hormat yang Sebaik-baiknya” atau “Salam Hormat.” Terlepas dari pilihan Anda, tambahkan koma di akhir penutup.

Tanda Tangan

Sisipkan empat baris kosong setelah penutup dan ketikkan nama Anda. Sisipkan satu baris kosong lagi dan tuliskan jabatan dan nama perusahaan Anda. Jika Anda mengirimkan salinan fisik, tandatangani nama Anda di tempat yang telah disediakan dengan tinta biru atau hitam.

Lampiran

Jika Anda melampirkan dokumen-dokumen dengan surat ini, sebutkan daftar lampiran di bagian ini. Perhatikan juga tata letak, yang menentukan bagaimana teks diformat.

Tata letak yang paling umum untuk surat bisnis adalah tata letak blok, yang menjaga semua teks rata kiri dan spasi tunggal, kecuali ada spasi ganda antar paragraf. Tata letak ini membuat surat terlihat rapi dan mudah dibaca.

Jenis Surat Bisnis

Berikut adalah beberapa jenis dari business letter.

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah dokumen yang umumnya disertakan oleh pelamar bersama dengan CV mereka. Surat ini memberikan perekrut gambaran singkat tentang pencapaian terpenting dalam karier dan kehidupan pelamar.

Dalam surat lamaran pekerjaan, tidak peduli apakah Anda seorang pelajar atau profesional berpengalaman, Anda memiliki kesempatan yang sama untuk menunjukkan keterampilan, pengalaman, dan alasan mengapa Anda sesuai untuk posisi yang Anda lamar.

Tips membuat surat lamaran pekerjaan:

• Jangan mencoba mencantumkan seluruh karier Anda dalam surat lamaran. Surat ini sebaiknya berisi kumpulan kisah yang dipilih dengan hati-hati.
• Jangan menyebutkan keterampilan yang sebenarnya tidak Anda miliki. Anda pasti akan menyesalinya saat diminta menggunakan keterampilan tersebut dalam wawancara.
• Buat surat lamaran singkat dan to the point. Pihak perekrut tidak punya waktu untuk membaca memoar panjang.

Undangan Bisnis

Surat undangan bisnis merupakan cara formal untuk menghubungi individu atau perusahaan dan mengundang mereka untuk menghadiri acara yang diselenggarakan oleh perusahaan Anda.

Karena acara bisnis cenderung formal, surat undangan biasanya juga bersifat formal. Namun, jika Anda mengorganisir acara yang bersifat santai, maka sebaiknya cerminkan hal tersebut dalam undangan dan nada komunikasi Anda.

Tips membuat surat undangan bisnis:

• Tulis surat dengan cara yang membangun antisipasi terhadap acara tersebut.
• Jelaskan dengan jelas tanggal, waktu, dan lokasi acara.
• Berikan tindak lanjut yang ramah untuk mengingatkan mereka tentang acara.

Surat Keluhan

Surat ini adalah cara untuk secara formal mengungkapkan ketidakpuasan Anda. Anda dapat melaporkan pengalaman buruk, pelayanan pelanggan yang buruk, atau memberi tahu sebuah perusahaan bahwa produk mereka tidak memenuhi harapan Anda.

Kunci dalam surat ini adalah agar tidak terdengar seperti Anda mengeluh, namun juga tidak menghilangkan pentingnya isu tersebut jika Anda ingin dianggap serius.

Tips membuat surat keluhan:

• Jangan terlalu emosional atau terlalu marah. Hanya sampaikan fakta.
• Bersikap sopan dan profesional. Beri tahu mereka seluruh kisah dan bagaimana Anda ingin mereka memperbaiki kesalahan mereka.

Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah dokumen yang memberi tahu majikan Anda bahwa Anda akan meninggalkan pekerjaan. Baik Anda bekerja di kafe atau perusahaan besar, adalah protokol yang benar untuk mengajukan surat pengunduran diri sebelum Anda pergi.

Juga, jika Anda memiliki keinginan untuk mengirim surat pengunduran diri yang berisi kritik atau kekesalan, jangan melakukannya! Anda mungkin akan berpapasan dengan orang-orang ini di masa depan.

Tips membuat surat pengunduran diri:

• Jadikan surat sederhana, berpegang pada fakta, dan jangan mulai mengeluh. Surat pengunduran diri bukan tempat yang tepat untuk keluhan dan kritik.
• Ucapkan terima kasih kepada bos dan/atau perusahaan atas kesempatan yang diberikan dan deskripsikan beberapa hal kunci yang Anda pelajari selama bekerja.
• Jika Anda berada dalam posisi tinggi, pertimbangkan kata-kata Anda dengan sangat hati-hati karena surat Anda kemungkinan akan menjadi informasi publik.

Surat Pesanan

Surat pesanan digunakan untuk memesan barang atau material. Surat-surat ini berfungsi sebagai catatan hukum yang mendokumentasikan transaksi antara pembeli dan penjual.

Surat ini umumnya ditulis oleh satu perusahaan kepada perusahaan lain untuk melakukan pemesanan atau mengubahnya.

Tips

• Singkat dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman atau kebingungan.
• Sertakan semua informasi yang diperlukan penjual untuk pengiriman pesanan dan pembayaran.
• Berikan informasi kontak untuk perbincangan atau tindak lanjut di masa depan.

Cara Menulis Surat Bisnis

Berikut adalah panduan dasar bagaimana cara menulis surat bisnis yang baik dan benar.

Pahami Aturan

Sebelum Anda mulai menulis surat bisnis, pahami aturan penulisan surat bisnis seperti:

• Menyebut penerima dengan benar: Pastikan Anda tahu penghormatan yang sesuai atau cara mengeja nama mereka.
• Mengikuti format surat bisnis yang sesuai: Format surat bisnis berbeda dari surat tidak resmi atau format email.
• Sertakan semua informasi yang relevan seperti alamat penerima dan alamat Anda, tanggal, dan detail lain yang diperlukan untuk memastikan pembaca dapat merespon dengan benar.

Anda dapat mengamati contoh-contoh surat bisnis untuk memahami bagaimana penulis lain mengikuti aturan ini. Anda juga dapat meminta rekan atau atasan Anda untuk memberikan contoh surat bisnis sebelumnya atau mencari contoh surat bisnis secara daring.

Pilih Format yang Tepat

Format surat bisnis adalah karakteristik penting dari jenis komunikasi ini. Surat bisnis dapat memiliki salah satu dari tiga format umum:

• Blok: Dalam format blok, semua baris rata kiri tanpa indentasi.
• Semi-blok: Dalam format semi-blok, semua baris rata kiri dengan indentasi pada setiap paragraf.
• Modifikasi blok: Dalam format modifikasi blok, judul, penutup, dan tanda tangan rata kanan, sementara badan surat dan alamat rata kiri. Pada format ini, tidak ada indentasi.

Apapun format yang Anda pilih, pastikan suratnya tunggal spasi dengan baris kosong yang memisahkan paragraf dan bagian lainnya.

Gunakan Bahasa Formal

Surat bisnis adalah bentuk komunikasi formal dan profesional. Ini tidak berarti harus terlalu kaku, tetapi tetap pertahankan nada yang profesional dan patuhi format tradisional surat bisnis.

Fokus pada Isi/Subjek

Setiap surat bisnis sebaiknya hanya berfokus pada satu topik atau subjek tertentu, seperti penawaran, pertanyaan, ucapan terima kasih, tanggapan, atau permintaan. Hindari mencampur adukkan subjek dalam satu surat, karena hal ini dapat membuat surat menjadi bingung dan mengaburkan maksudnya.

Pertimbangkan Panjang Surat

Panjang surat bisnis bisa bervariasi. Kadang-kadang, surat bisnis hanya terdiri dari satu halaman. Jika surat Anda melebihi dua halaman, pertimbangkan untuk menyusun laporan terpisah yang mencakup sebagian besar isi surat. Alih-alih mengirim surat yang panjang, kirimkan laporan dengan surat singkat yang merangkumnya untuk pembaca.

Sertakan Tanda Tangan Anda

Setiap surat bisnis seharusnya selalu mencakup tanda tangan Anda, yaitu nama Anda, nama perusahaan, dan jabatan yang Anda miliki yang diketikkan, beserta tanda tangan tangan Anda dengan tinta berwarna biru atau hitam.

Contoh Business Letter

Berikut adalah beberapa contoh dari surat bisnis yang dapat Anda gunakan:

Contoh 1

PT. TEKNOLOGI MAJU

PUSAT PENJUALAN ALAT ELEKTRONIK

Jalan Merdeka 21 No Telepon 081200999999

24 Mei 2018

No. : 045/TM/V/2024

Lamp. : 1 (satu) lembar

Hal : Perkenalan Usaha

Kepada Yth.

Kepala Komtek

Jalan Ahmad Yani No 15

Papua Barat

Dengan hormat,

Dalam rangka mendukung ketersediaan peralatan elektronik, kami dengan ini ingin memperkenalkan diri sebagai perusahaan yang fokus pada penjualan dan layanan perangkat elektronik.

Kami ingin mengenalkan diri dan berharap dapat bekerja sama dalam penyediaan perlengkapan elektronik. Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan.

Salam hormat,

Andi Surya

Direktur

Contoh 2

PT. JAYA MULIA

Jalan Cendana 5 Semarang

5 September 2029

No. : 789/JM/2029

Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :

Direktur PT Gemilang

Jalan Kartika No. 7

Surabaya

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami yaitu PT. CITRA. PT Gemilang dikenal sebagai penyedia berbagai aksesoris untuk perangkat seluler. Kami dari PT. JAYA MULIA, perusahaan yang mengkhususkan diri dalam desain dan produksi garskin untuk ponsel, ingin mengajukan permintaan penawaran produk dari PT. JAYA MULIA.

Surat ini dibuat sebagai tanda permohonan penawaran produk. Kami sangat menghargai respon positif dan kemungkinan kerjasama yang baik di masa depan.

Hormat kami,

Bambang Susanto

Direktur

Contoh 3

PT. ANGKASA INOVASI

Jl. Pahlawan No. 9 Magelang, DIY 08123456789

Nomor : 05/AIP/MIK/2024

Lampiran : 2 (dua) lembar

Perihal : Penawaran Produk

9 Juli 2024

Kepada

Yth. Pimpinan perusahaan

PT GEMILANG SUKSES

Jl. Pahlawan No. 11 Magelang, DIY

Dengan hormat,

Kami dari PT. ANGKASA INOVASI, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang peralatan dan teknologi kantor, ingin menyampaikan penawaran produk kami kepada perusahaan Saudara. Kami menawarkan produk kami dengan harga yang sangat kompetitif, seiring dengan kualitas mesin yang paling mutakhir dan garansi yang luar biasa. Berikut adalah detail produk yang kami tawarkan:

Merek dan varian : Dell (hitam, perak, putih, biru)

Jenis barang : Laptop

Tahun pembuatan : 2024

Harga : Rp. 4.010.000,00

Ketentuan Pembayaran : Tunai pada saat pengiriman

Kami berharap bahwa Saudara tertarik dengan produk kami. Sebagai tanda terima kasih atas minat Saudara, kami akan memberikan diskon sebesar 10% untuk pembelian pertama jika Saudara memutuskan untuk membeli produk kami. Untuk informasi lebih lanjut atau pertanyaan, kami sangat senang untuk dihubungi melalui kantor kami atau nomor telepon yang tertera di atas. Terima kasih atas perhatian Saudara.

Hormat kami,

Dewi, S.E.

Contoh 4

PT MAKMUR LANCAR

Jln. Seroja No. 8 Kuta Bali

Tlp. 08123456789

20 April 2024

No. 567/ML/04

Hal : Keluhan Terkait Pengiriman Notebook

Kepada Yth.

Pimpinan PT MAJU JAYA

Jln. Pemuda No. 56

Badung, Bali

Dengan Hormat,

Kami ingin memberitahukan bahwa kami telah menerima pengiriman 45 unit notebook dengan merek TOSHIBA yang dikirimkan oleh Perusahaan Ekspedisi “Oceania Express” pada tanggal 19 April 2024. Setelah melakukan pemeriksaan terhadap seluruh paket yang kami terima, kami menemukan masalah pada kotak nomor 4, dimana terdapat satu unit notebook dengan spesifikasi memori sebesar 1 GB, sedangkan seharusnya memiliki kapasitas 2 GB.

Setelah melakukan pengecekan lebih lanjut oleh tim teknisi kami, ternyata satu unit notebook memang tidak memiliki tambahan memori yang seharusnya ada. Kami menduga bahwa masalah ini mungkin terjadi karena salah satu staf dari PT MAJU JAYA yang tidak melakukan pengecekan sebelum mengemas produk tersebut.

Kami mengajukan permohonan agar kami dapat mengurangkan biaya yang kami bayarkan sesuai dengan harga komponen memori yang seharusnya ada. Kami berharap untuk segera menerima respons dari Anda mengenai hal ini.

Terima kasih atas perhatian Anda dalam menangani keluhan ini.

Hormat kami,

Rudi Santoso

Manajer Gudang

Contoh 5

Mr. David Anderson

Creative Supplies Inc.

123 Art Avenue

Townsville, TX 54321

October 15, 2024

Mrs. Sarah Mitchell

Artistic Expressions

789 Canvas Street

Paintersville, CA 98765

Dear Sarah Mitchell,

I want to express my heartfelt gratitude for your unwavering support as a valued customer. Over the last five years, Artistic Expressions has consistently been one of the top distributors of Creative Supplies Inc., and I want you to know that your partnership means the world to us.

As a token of our appreciation, I would like to present you with an exclusive collaboration opportunity: a fully customized range of paints tailored exclusively for your store. Our team of highly skilled color experts is ready to create any color you desire, spanning from the deepest, most captivating blacks to vibrant, luminous neons and mesmerizing iridescent paints. Offering a unique color line can set your brand apart and attract art enthusiasts from all corners of the globe to both your online and physical stores.

I would be thrilled to share examples of custom colors our team has developed for our other esteemed partners. If you’re interested, please let me know, and we can arrange a video call at your convenience. During the call, I can provide a more in-depth explanation of our offer and begin the exciting journey of exploring colors that will truly represent your distinctive brand.

I’m eagerly anticipating the opportunity to demonstrate how you can express your brand’s individuality through a one-of-a-kind palette of paints.

Warm regards,

David Anderson

Director of Color Innovation

Creative Supplies Inc.

555-1234

Contoh 6

Isabel Williams

123 Creative Way

Townsville, OR 54321

August 7, 2024

Ms. Olivia Stewart

Director of Marketing

Artistry Marketing Solutions

City, CA 98765

Dear Ms. Stewart,

I wanted to express my gratitude for the opportunity to interview for the graphic supervisor position at Artistry Marketing Solutions. I believe our conversation went exceptionally well, and I am confident that I would be a valuable addition to your team.

As a graphic designer, I am passionate about finding creative and innovative ways to visually represent both emerging and well-established brands. My experience extends to working with 2D and 3D designs, but I have dedicated the last five years to specializing in designing for virtual reality (VR) and augmented reality (AR) environments. I believe my extensive work with clients in the technology industry, who focus on developing products in these cutting-edge spaces, uniquely qualifies me to contribute to the success of your team.

I sincerely hope you will consider me for the graphic supervisor role. If you have any further questions or would like to see additional examples of my past work, please do not hesitate to reach out. I take pride in the work I have done for various firms, and I am enthusiastic about the opportunity to bring my expertise to Artistry Marketing Solutions.

Best regards,

Isabel Williams

Demikian merupakan artikel mengenai business letter. Memanfaatkan business letter dengan baik dapat memberikan beragam manfaat untuk bisnis ataupun perusahaan Anda. Baca artikel menarik lainnya seputar bisnis, karir, dan HRD hanya di Blog .