Salah satu media promosi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengenalkan produk atau layanannya kepada calon pembeli adalah surat penawaran. Memang di era digital seperti ini surat penawaran cukup jarang digunakan, namun nyatanya banyak perusahaan yang masih menggunakan cara ini.
Sebenarnya apa fungsi dari surat penawaran itu? Lalu, bagaimana cara membuatnya? Yuk, langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu Surat Penawaran?
Surat penawaran atau yang juga disebut sebagai offering letter ini adalah salah satu jenis surat yang berisi informasi khusus mengenai suatu barang atau jasa. Tujuan dibuatnya surat ini adalah untuk menarik minat pembaca atau calon pembeli terhadap produk yang ditawarkan.
Jadi sederhananya, surat penawaran merupakan surat yang dibuat untuk mengenalkan produk berupa barang atau jasa kepada calon pembeli. Surat ini bisa berisi tentang permintaan, iklan, maupun relasi bisnis.
Surat penawaran tentu sangat penting dalam bisnis, sebab keberhasilan perusahaan bergantung pada hal ini, apakah konsumen tertarik pada produk dan membelinya atau malah sebaliknya.
Sebenarnya surat penawaran ini tidak hanya digunakan untuk promosi produk saja, namun terkadang surat penawaran juga bisa digunakan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirim calon pembeli.
Fungsi Surat Penawaran
Fungsi dari surat penawaran tidak hanya untuk menawarkan kerja sama dengan pihak lain saja, namun surat ini juga mempunyai beberapa fungsi penting, yaitu:
- Sebagai media untuk mengenalkan atau memasarkan produk yang akan dijual kepada publik, terutama ke pihak yang sudah ditargetkan
- Memberikan pengetahuan atau informasi terkait produk kepada penerima surat untuk dipelajari dan bisa tertarik membeli
- Untuk menjangkau calon pelanggan potensial
- Untuk membantu memperluas jangkauan bisnis perusahaan
- Sebagai salah satu cara untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan para pelanggan
- Untuk mempertahankan relasi bisnis agar tidak terputus
Jenis Surat Penawaran
Surat penawaran sendiri mempunyai beberapa jenis surat berdasarkan tujuannya, seperti:
1. Surat penawaran harga
Surat penawaran harga ini cukup terkenal di dunia bisnis. Dalam surat ini, pihak penjual yakni perusahaan yang menjual suatu produk menawarkan harga tertentu dari produk tersebut kepada pihak lain. Misalnya toko, perusahaan, instansi, atau lembaga tertentu.
Biasanya isi surat penawaran harga ini mencakup nama perusahaan, informasi pelanggan, tanggal kadaluarsa produk, deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan, harga produk, cara pembayaran, dan informasi terkait lainnya.
Jadi, sebelum mengirim surat penawaran harga perusahaan harus menyiapkan harga yang sesuai dan mempertimbangkan manfaatnya. Mereka harus menentukan spread keuntungan yang cukup, sehingga ketika mendapat penurunan atau perubahan harga dari pelanggan, perusahaan masih ada ruang untuk pengurangan harga.
2. Surat penawaran negosiasi
Biasanya beberapa perusahaan akan memberikan tawaran menarik terkait produk kepada calon pembeli. Melalui negosiasi yang strategis, maka perusahaan dapat lebih mudah mendapatkan pelanggan. Negosiasi ini tentu harus menguntungkan kedua belah pihak, dengan begitu transaksi pun dapat terjalin.
Misalnya, perusahaan memberikan diskon 30% untuk produk A jika calon pembeli langsung melakukan pembayaran tunai. Sedangkan, jika ingin melakukan pembayaran secara kredit atau maksimal 1 bulan, maka calon pembeli akan mendapatkan diskon 20%.
3. Surat penawaran kerjasama
Setiap perusahaan tentu perlu melakukan kerjasama agar bisnis yang sedang dijalankan menjadi semakin kuat dan dapat menghasilkan keuntungan yang semakin besar. Salah satu cara yang bisa perusahaan lakukan adalah dengan memberikan atau mengirimkan surat penawaran kerjasama kepada pihak yang dapat membantu bisnisnya.
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, surat penawaran juga dapat digunakan untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain, seperti perusahaan, vendor, supplier, dan sebagainya.
Dalam surat ini, perusahaan tidak hanya mengenalkan produknya saja, namun juga harus menjelaskan kelebihan dan keuntungan yang akan didapatkan oleh pihak tersebut jika bekerja sama dengannya. Dengan transparansi seperti ini, maka pihak-pihak tersebut akan mempertimbangkan penawaran yang diberikan.
4. Surat penawaran jasa
Surat penawaran jasa merupakan salah satu jenis surat resmi yang dikirim oleh pihak pengelola jasa kepada calon pengguna jasa yang bertujuan untuk menawarkan jasa yang mereka sediakan. Surat ini juga digunakan untuk menarik minat calon pengguna jasa untuk menggunakan jasa mereka.
Isi dari surat penawaran jasa cukup detail, dimana mencakup informasi terkait:
- Detail jasa, seperti jenis, mutu, dan merek
- Harga jasa yang ditawarkan
- Kemudahan atau benefit seperti gratis ongkir, service gratis, garansi, dan sebagainya
- Metode pembayaran yang bisa dilakukan
- Penawaran potongan harga (optional)
- Cara pengiriman jasa kepada konsumen
5. Surat penawaran barang
Sama halnya dengan surat penawaran jasa, pada surat ini perusahaan akan menawarkan produk berupa barang kepada calon pembeli. Tujuannya juga untuk menarik minat pembeli akan produk yang mereka tawarkan.
Dalam surat penawaran barang, biasanya perusahaan akan memberikan detail harga satuan. Misalnya per kilogram, per botol, per lusin, per buah, per kodi, dan lain sebagainya. Namun terkadang juga ada perusahaan yang memberikan penawaran harga grosir atau jumlah besar.
Manfaat Surat Penawaran
Selain mempunyai fungsi yang berguna bagi bisnis perusahaan, surat penawaran juga memiliki beberapa manfaat menguntungkan, seperti:
- Membantu mengembangkan dan menguji strategi marketing dan hasil yang diharapkan dari perspektif lain
- Menyediakan alat komunikasi bagi perusahaan untuk menjelaskan dan meyakinkan idenya kepada pihak lain secara menyeluruh
- Membantu perusahaan untuk berpikir kritis dan objektif atas bidang industri yang mereka tekuni
- Memberikan potensi finansial yang jelas
- Memudahkan membandingkan antara perkiraan dengan hasil yang nyata
- Mengidentifikasi munculnya risiko yang dapat merugikan perusahaan, sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan tindakan antisipasi
- Memberikan informasi terkait potensi dan perkiraan pasar yang mungkin bisa dijangkau
- Mempunyai data terkait informasi pelanggan potensial
- Mengevaluasi finansial dan produk perusahaan
Isi Surat Penawaran
Secara umum, surat penawaran harus berisi beberapa hal berikut ini:
- Informasi perusahaan yang menawarkan produk/kerjasama/negosiasi, termasuk alamat, nomor telepon, email, website (jika ada)
- Nama kota dan tanggal penerbitan atau perilisan surat
- Identitas produk, seperti nama dan jenisnya
- Kualitas produk yang ditawarkan
- Harga produk yang ditawarkan, bisa berupa harga tetap atau kisaran harga
- Metode pembayaran produk (lunas/angsur)
- Cara penyerahan produk, misalnya diantar langsung atau melalui kurir
- Sifat penawaran, bebas atau terikat. Jika bebas berarti akan ada perubahan harga tidak perlu diinformasikan kepada calon pembeli. Namun, jika terikat ketika ada perubahan harga perusahaan wajib memberitahu calon pembeli
- Berbagai kemudahan yang ditawarkan, seperti garansi, service, dan sebagainya
- Dokumen administrasi pendukung seperti TDR, SIP, NPWP, maupun katalog produk
Contoh Surat Penawaran
Berikut adalah beberapa contoh dari surat penawaran yang bisa kamu jadikan inspirasi ketika ingin menawarkan suatu produk, kerjasama, atau negosiasi kepada calon pembeli:
PT. BISNIS KEMBANG KEMPIS
Jl. Kemana Saja No.11 Kota Malang
Telp. (0341) 1111111 Email: contact@kembangkempis.com
Malang, 12 Februari 2024
Nomor : 010/BGST/SN/XV/2024
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Penawaran barang
Kepada
Yth. Direktur PT. Aman Sentosa
Jl. Lurus Aja No. 99 Malang
Dengan hormat,
Melalui surat ini izinkan kami, PT. Bisnis Kembang Kempis untuk menawarkan berbagai peralatan bengkel untuk dapat memenuhi atau menunjang kelengkapan alat otomotif atau bengkel perusahaan Aman Sentosa.
PT. Bisnis Kembang Kempis merupakan perusahaan distributor alat otomotif yang sudah berdiri sejak tahun 2005 dan telah mempunyai beberapa cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Keunggulan kami adalah harga barang sangat terjangkau namun berkualitas tinggi.
Bersama surat ini, kami lampirkan juga daftar informasi dan harga produk lebih detail serta dokumen pendukung yang diperlukan untuk pertimbangan kerjasama.
Beberapa peralatan bengkel yang kami tawarkan kepada PT. Aman Sentosa adalah sebagai berikut:
- Kunci L set panjang 2 – 10 mm : Rp 130.000/set
- Kunci socket isi 24 pcs 8 – 32 mm : Rp 125.000/set
- Kompresor angin : Rp 5.999.999
- Dongkrak mesin 2 ton : Rp 450.000
- Jack stand 3 ton : Rp 489.999
Untuk pembelian lebih dari 10 unit, kami akan memberikan potongan harga sebesar 5%. Pembayaran bisa dilakukan secara tunai ketika peralatan bengkel diantarkan ke PT. Aman Sentosa atau melalui transfer ke rekening BNI 6381937700000 atas nama PT. Bisnis Kembang Kempis. Jika ada yang kurang jelas atau ada yang ingin ditanyakan, hubungi kami melalui telepon (0341) 1111111.
Demikian surat penawaran barang ini kami sampaikan. Untuk perhatian Anda, kamu ucapkan terima kasih. Besar harapan kami untuk bisa bekerja sama dengan PT. Aman Sentosa.
Hormat kami,
Kepala Administrasi
PT. Bisnis Kembang Kempis
Simak juga 5 Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai surat penawaran yang sampai saat ini masih digunakan oleh banyak perusahaan. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar bisnis? Yuk, kunjungi langsung blog sekarang juga!
Hai semua, saya Emilia S.M, seorang praktisi sumber daya manusia yang passionate dan berpengalaman. Saya percaya bahwa sumber daya manusia adalah aset terpenting dalam setiap organisasi, dan itulah mengapa saya berkomitmen untuk membantu membangun lingkungan kerja yang inklusif dan berdaya guna.
